ניהול זמן תחת לחץ: 4 טעויות נפוצות שמגבירות עומס, שחיקה ופוגעות בתפקוד של מנהלים וצוותים בזמן חירום.

המשפט שאני שומע הכי הרבה ממנהלים ומעובדים בתקופה האחרונה הוא:

"אם רק היה לנו עוד כוח אדם."

במציאות של ניהול זמן תחת לחץ : מלחמה, גיוסי מילואים, עומסים חריגים, היעדרויות ואי ודאות מתמשכת, התחושה הזאת מובנת לחלוטין.

לפעמים היא גם נכונה.

אבל, בשנים האחרונות אני מגלה שוב ושוב תופעה מעניינת:

לא פעם הבעיה המרכזית אינה רק מחסור בכוח אדם.

הבעיה היא שדליפות אנרגיה תפקודית פוגעות ביכולת של מנהלים וצוותים לתפקד לאורך זמן.

מאז תקופת הקורונה, ארגונים בישראל פועלים בתוך רצף כמעט בלתי פוסק של משברים, שינויים ואי ודאות.

לכן, האתגר של ארגונים בישראל אינו להתמודד עם אירוע חירום אחד.

האתגר הוא לשמור על תפקוד מקצועי בתוך רצף מתמשך של עומס, שינויים ואי ודאות.

בדיוק בנקודה הזאת ניהול זמן פוגש ניהול עומס.

ניהול זמן אפקטיבי בשגרה לעומת ניהול עומס בזמן חירום

במאמר שלי בנושא ניהול זמן אפקטיבי אני מתייחס לכלים שמסייעים לתכנן משימות, לקבוע סדרי עדיפויות, לנהל יומן ולהגדיל תפוקה בשגרת עבודה.

אלה כלים חשובים.

אבל בזמן חירום המציאות משתנה.

הבעיה כבר אינה רק מה תכננת.

הבעיה היא מה קורה כאשר התכנון משתנה שוב ושוב:

עובד יוצא למילואים.

הנחיה משתנה.

מתרחש אירוע חריג.

נוצר קונפליקט בין ממשקים.

חסר מידע לקבלת החלטה.

לכן, בתקופות כאלה השאלה אינה רק:

איך לנהל את הזמן בצורה נכונה?

אלא,

איך להמשיך לתפקד כשהתוכנית כבר לא מחזיקה?

זהו בדיוק ההבדל בין ניהול זמן לבין ניהול עומס.

טעות מספר 1: להתייחס לעומס כאילו הוא רק בעיית זמן

כאשר עובדים ומנהלים מרגישים מוצפים, הם מחפשים בדרך כלל פתרונות לניהול זמן.

עוד רשימת משימות , אפליקצית AI חדשנית או עוד שיטת תכנון.

אבל בתקופות של עומס מתמשך, הבעיה אינה תמיד כמות הזמן.

הבעיה היא היכולת לשמור על:

• ריכוז
• שיקול דעת
• תקשורת אפקטיבית
• ויסות רגשי
• קבלת החלטות

שני מנהלים יכולים לקבל בדיוק את אותה כמות משימות.

אחד יתפקד היטב.

השני ירגיש מוצף.

ההבדל אינו בהכרח ביומן.

לעיתים קרובות ההבדל הוא באנרגיה התפקודית הזמינה.

טעות מספר 2: לא למפות מה באמת שואב אנרגיה

רוב האנשים בטוחים שהם יודעים מה שוחק אותם.

אבל כאשר הם מתחילים לעקוב אחר היום שלהם, הם מגלים תמונה אחרת.

נסו לבצע תרגיל פשוט:

במשך יום אחד בלבד רשמו 10 עד 15 פעילויות מרכזיות.

ליד כל פעילות סמנו:

🟢 נתנה לי אנרגיה

🟡 ניטרלית

🔴 שאבה ממני אנרגיה

בסוף היום שאלו:

מה חזר על עצמו ברשימת הדברים ששאבו ממני אנרגיה?

במקרים רבים מתגלים אותם גורמים:

• מעבר בלתי פוסק בין משימות.
• קטיעות והפרעות.
• ישיבות ללא החלטות.
• המתנה למידע.
• חוסר ודאות.
• טיפול חוזר באותן בעיות.

זוהי כבר לא בעיית ניהול זמן.

זוהי בעיית ניהול עומס.

טעות מספר 3: להתעלם מקונפליקטים בין ממשקים

אחד משואבי האנרגיה הגדולים ביותר בארגונים, שאינו מופיע בדרך כלל בדוחות הוא –

קונפליקטים בין ממשקים.

מטה מול שטח.

HR מול תפעול.

אדמיניסטרציה מול צוותים מקצועיים.

שירות מול אבטחה.

העלות שלהם אינה קשורה רק בזמן.

היא קשורה לאנרגיה.

קונפליקט קצר יכול להמשיך להעסיק עובדים ומנהלים במשך שעות, אפילו שהאירוע הסתיים מזמן.

במילים אחרות, המחשבות, הפרשנויות והמתח ממשיכים להציף ולהשפיע עלינו.

יתרה מזאת, בזמן חירום המחיר של קונפליקטים כאלה גדל משמעותית.

טעות מספר 4: לחשוב שעוד כוח אדם יפתור כל בעיה

זוהי אחת ההנחות הנפוצות ביותר בארגונים.

חשוב לציין שגם אם נוסיף עובדים, נמשיך להתמודד עם אותן בעיות אם:

• ההנחיות אינן ברורות.
• הממשקים אינם מתואמים.
• קבלת ההחלטות איטית.
• אותן תקלות חוזרות שוב ושוב.
• אנשים עובדים בצורה תגובתית.

במצב כזה הארגון אמנם מוסיף ידיים.

אבל לא בהכרח מוסיף יכולת תפקוד.

אז, לפני שמבקשים עוד תקנים, כדאי לשאול:

לאן בורחת האנרגיה של האנשים שכבר נמצאים כאן?

ממיפוי אנרגיה לניהול עומס באמצעות CBT

מיפוי מקורות האנרגיה הוא רק שלב האבחון.

השלב הבא הוא להבין מה עושים עם מה שגילינו.

כאן נכנסים כלי ה –CBT לניהול עומס.

בארגונים רבים, מה ששוחק עובדים ומנהלים אינו רק האירוע עצמו.

לעיתים קרובות זו הפרשנות שנוצרת סביבו.

אותו מייל, בלת"ם, קונפליקט או אותה הערה.

אנשים שונים מגיבים לאותו אירוע בדרכים שונות לחלוטין.

לכן, בתהליכי CBT לניהול עומס אנחנו עובדים עם יומני CBT שמאפשרים לזהות:

• אירועים מעמיסים.
• מחשבות אוטומטיות.
• רגשות שמתעוררים.
• דפוסי חשיבה חוזרים.
• מחשבות חלופיות שמקדמות תפקוד.

המטרה אינה לחשוב חיובי.

המטרה היא לחשוב בצורה שמקדמת תפקוד מקצועי גם תחת לחץ.

מחירום מתמשך לתפקוד מתמשך

אחת ההנחות השגויות בארגונים היא שהעומס יחלוף כאשר "המצב יירגע".

אבל עבור ארגונים רבים, השגרה עצמה השתנתה.

השגרה הפכה לרצף של שינויים, משברים ואי ודאות.

לכן, האתגר אינו רק לנהל זמן בתקופות עומס.

האתגר הוא לבנות יכולת לתפקד בתוך עומס מתמשך.

זו הסיבה שניהול זמן חשוב היום יותר מאי פעם.

אבל זו גם הסיבה שהוא כבר לא מספיק לבדו.

לסיכום,

במציאות של חירום מתמשך, השאלה אינה רק:

כמה זמן יש לנו?

ואפילו לא – כמה עובדים יש לנו?

השאלה החשובה יותר היא:

מה פוגע ביכולת של האנשים, שכבר נמצאים כאן, לתפקד לאורך זמן?

לעיתים קרובות התשובה נמצאת בדליפות אנרגיה תפקודית:

• קונפליקטים בין ממשקים.
• חוסר ודאות.
• עומס קוגניטיבי.
• קטיעות בלתי פוסקות.
• דפוסי חשיבה שמגבירים לחץ.

כאשר מזהים אותם ומנהלים אותן נכון, אפשר לשפר משמעותית את התפקוד, גם כאשר העומס נשאר גבוה.

רוצים להעמיק?

אם עדיין לא קראתם את המאמר על "ניהול זמן אפקטיבי", מומלץ להתחיל ממנו. הוא מציג כלים מעשיים לתכנון, תעדוף וניהול זמן בשגרת עבודה.

לאחר מכן שאלו את עצמכם:

האם האתגר המרכזי אצלכם הוא באמת ניהול זמן?

או שהגיע הזמן להוסיף גם כלים לניהול עומס באמצעות CBT?

בנוסף, הכנתי לכם כלי פרקטי שיעזור לכם לנהל את האנרגיה שלכם – "מפת האנרגיה האישית" – להורדת הכלי לחצו כאן.

FAQ

מה ההבדל בין ניהול זמן לניהול עומס?

ניהול זמן מתמקד בתכנון, תיעדוף וביצוע משימות. ניהול עומס מתמקד בשמירה על תפקוד, קבלת החלטות ותקשורת אפקטיבית כאשר העומס והאי ודאות נשארים גבוהים.

האם עוד כוח אדם תמיד מפחית עומס?

לא. כאשר קיימות דליפות אנרגיה ארגוניות, קונפליקטים, חוסר תיאום או תהליכים לא יעילים, תוספת כוח אדם לבדה לא תמיד פותרת את הבעיה.

מהו CBT לניהול עומס?

גישה המשלבת כלים קוגניטיביים, רגשיים והתנהגותיים שמסייעים למנהלים ולעובדים לשמור על תפקוד מקצועי גם בתקופות של לחץ, עומס ואי ודאות.

האם כלים לניהול זמן יעיל ואפקטיבי מספיקים בתקופות חירום?

לא. כלים לניהול זמן אפקטיבי מסייעים בתכנון, בתעדוף ובביצוע משימות. אך בתקופות חירום עובדים ומנהלים נדרשים להתמודד גם עם חוסר ודאות, קטיעות, עומס רגשי וקונפליקטים.

לכן, נדרש שילוב בין ניהול זמן לבין ניהול עומס.

מה הקשר בין ניהול זמן לשחיקה בעבודה?

כאשר עובדים ומנהלים אינם מצליחים לנהל עומס, הם עלולים לחוות שחיקה גם אם הם משתמשים בכלי ניהול זמן.

לכן, חשוב לשלב בין תכנון משימות לבין כלים שמחזקים חוסן ותפקוד תחת לחץ.

איך לשפר את ניהול הזמן של צוותים בתקופות של לחץ ושל אי ודאות?

בתקופות של לחץ ושל אי ודאות חשוב לקצר אופקי תכנון, להתמקד במשימות קריטיות, לצמצם עומס מיותר ולייצר שגרות עבודה יציבות ככל האפשר.

במקביל חשוב לחזק את היכולת להתמודד עם שינויים ובלת"מים.

ארגונים רבים משקיעים בניהול זמן, אך מגלים שבתקופות של עומס ואי ודאות נדרשים כלים נוספים.

זו בדיוק הסיבה שבסדנאות ניהול זמן למנהלים ולצוותים אנחנו לא עוסקים רק בתכנון ותעדוף משימות,

אלא, גם בניהול עומס באמצעות כלי CBT שמסייעים לשמור על ריכוז, קבלת החלטות ותפקוד מקצועי גם בתקופות של לחץ ושינויים תכופים.

לפני שאתם מחפשים עוד שעות ביום, בדקו מהו הדבר שגובה את המחיר הגבוה ביותר וששואב מכם את מירב האנרגיה במהלך היום.

למידע נוסף על סדנאות ניהול זמן למנהלים ולצוותים 👉