ניהול זמן אפקטיבי ויעיל

הזמן הוא המשאב היקר ביותר שלכם. הכל מחפשים זמן נוסף. עדיין לא פגשתי בעלי עסקים, מנהלי ועובדים שאינם מלינים על לחץ הזמן ועל הרשימות הבלתי נגמרות של משימות ומטלות שעליהם לבצע. במאמר זה  אסקור את חמשת השלבים לניהול זמן אפקטיבי ויעיל ואתן לכם טיפים נפלאים שיאפשרו לכם להשיג יותר בפחות זמן. במילים אחרות, אלמד אתכם דרכים שבהן תוכלו לנהל  את עצמכם טוב יותר במסגרת הזמן הנתון.

יום יום אני נפגש עם עובדים ומנהלים רבים המבזבזים זמן יקר בעשיית עבודה חסרת תועלת ובלתי יצרנית ואח"כ שואלים את עצמם: "לאן ברח הזמן?…למה אין זמן לדברים המהנים?…מדוע הספקנו מעט כל כך?"

כפי שצויין קודם, ניהול זמן הוא בעצם ניהול עצמי. ברגע שתעבדו באופן אפקטיבי ויעיל יותר, תשקיעו זמן בתכנון זמנכם, תוכלו למצוא עשרות דרכים לנהל את עצמכם ביעילות רבה יותר. לאיש אין זמן רב יותר משיש לכם להשקעה, ולכם  אין זמן רב יותר מלכל אחד אחר. ובכל זאת, ישנם אנשים המצליחים יותר מאחרים. הם עושים זאת מבלי לשלוט בזמן, אלא על ידי הטלת משמעת על עצמם וניצול מירבי של כל דקה.

חמשת השלבים לניהול זמן אפקטיבי ויעיל:

שלב אהגדרת מטרות: מטרות הן אבני הבניין של שימוש טוב יותר בזמן. בלתי אפשרי לנצל את הזמן ללא מטרות ויעדים ברורים. כאשר אין לכם מטרה ואינכם יודעים לאן אתם הולכים, אתם נעים במעגל החיים ללא כל משמעות ויעד. קבעו מה אתם רוצים מהמצב, דאגו שתמיד יהיה לכם משהו ללכת לקראתו. ללא מטרות מאמצינו מובילים לשום מקום. ככל שתקדימו למפות את המסלול שלכם להצלחה, כך עולה הסבירות שתגיעו לאן שתרצו. היעדים והמטרות שלכם חייבים להיות אמיתיים. עליכם להפוך תפיסות מעורפלות לתמונות ספציפיות וחיות שיחזיקו אתכם במסלול. המטרות שלכם צריכות להיות גדולות מספיק על מנת להעניק לכם השראה להמשיך קדימה. הן צריכות לעורר בכם התלהבות. כאשר אתם מגדירים מטרות ויעדים עליכם לעמוד בשלושה כללים: א. המטרות והיעדים חייבים להיות משהו שאתם, באופן אישי, רוצים מאד. ב. המטרות והיעדים צריכים לכוון למקום גבוה יותר מזה שכבר הגעתם אליו. הן צריכות להיות סבירות, מציאותיות, הגיוניות, ספציפיות, ברות השגה ומוגדרות בזמן. ג. המטרות צריכות להתקבל על סמך הערכים שלכם. ערכים הם יסוד כה חשוב בדרך שבה תארגנו את חייכם ותקבלו את החלטותיכם. הערכים מוסיפים עוד דלק למדורת המוטיבציה ועוזרים לכם לצבור כוח לקראת הפעולות הבאות.

לא תוכלו להגיע אל היעד אם אינכם מכירים את הדרך. אם אתם רוצים חיים טובים יותר והצלחות גדולות יותר, אתם זקוקים לתכנית. כאשר אתם מציבים את המטרה הבאה, דחפו את עצמכם מעט יותר.

שלב בהקצבת זמן לשם תכנון זמן"לו היו לי שמונה שעות לכרות עץ, הייתי מקדיש שש מהן להשחזת הגרזן" (אברהם לינקולן)

לא יצא לי לפגוש הרבה אנשים, עובדים, מנהלים שמקדישים מספיק זמן לתכנון זמנם. לא פעם, אני שומע תלונות כגון: "אין לי זמן לתכנן…לוח הזמנים שלי לא מאפשר לי לתכנן…" האקלים העסקי כיום יותר מורכב ופחות צפוי מבעבר. על מנת לשרוד בעולם תחרותי זה ולהצליח – אתם חייבים לתכנן! הקדשו את חמש עשרה הדקות הראשונות של כל יום לרשימת מטלות יומית ולתכנון סדרי עדיפויות הקפדו לציין לצד כל משימה כמה זמן אתם מוכנים להקדיש לה. הקדישו כמה דקות לבחינת כל הנושאים שעדיין לא סיימתם ולתכנון השלמתם. במהלך היום נהלו מעקב שוטף על התכנון וסמנו"V"  ליד המשימות שכבר ביצעתם. בסוף כל יום הקצו כמה דקות לתכנון יום המחר.

שלב גקביעת סדרי עדיפיות - כשאתם מתכננים את זמנכם, חלקו את המטלות שלכם על פי סדר חשיבותן. אני ממליץ על שיטתו של סטיבן קובי. קובי, בספרו "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיבים במיוחד", :מציע לנהל את סדר העדיפויות לפי המטריצה הבאה

פחות דחוף

דחוף

2

1

חשוב

4

3

פחות חשוב

להסבר על השימוש במטריצת ניהול הזמן לחץ כאן!

שלב דשלב היישום ופעולה חיובית נגד "מבזבזי זמן" – בשלב זה אתם מיישמים את העבודה על פי התכנון ועל פי סדרי העדיפיות שקבעתם. לאורך כל הזמן יש לשים לב ל"מבזבזי זמן".

"מבזבזי הזמן "מתחלקים לשניים:

  1. מבזבזי זמן חיצוניים (מעבר לשליטתנו) – עמיתים לעבודה, משפחה, לקוחות, פקקי תנועה.
  2. מבזבזי זמן פנימיים (תלויים בי בלבד) – דחיינות, התרועעות חברתית, היעדר תכנון, היעדר יכולת לסרב.

כיצד תוכלו לשלוט בהפרעות וב"מבזבי הזמן"?

להלן תשעה חוקים שיעזרו לכם במשימה זו:

  • חוק הריכוז – לרכז משימות דומות (כמו טלפונים, תיוק, מעבר על דוחות וכד') ולטפל בהם בבת אחת.
  • חוק המיקוד – ניצול שעות הערנות המרבית כדי לטפל במשימות החשובות ביותר, הדורשות מיקוד במטרה, ריכוז ומחשבה.
  • חוק הרפיון – ניצול יעיל של שעות מתות וזמני ביניים, להשלמת קריאה ולביצוע משימות פשוטות ומונוטוניות.
  • חוק המנוחה – לתכנן ולפנות זמן למנוחה וחופש.
  • חוק החריגים – להקצות זמן בלוח – הזמנים לטיפול בבעיות חריגות ובהפרעות חיצוניות. את הדברים שלא הספקתם לטפל בהם היום או שאין לכם את כל המידע לטפל בהם כרגע העברו לתיקייה ייעודית או תייקו בצורה מסודרת בקלסר. דאגו לתייק באופן שבו ייקח לכם כ –    10 שניות לאתר את המייל או המסמך בפעם הבא שתזדקקו לו.
  • חוק האפקטיביות – לעבוד לפי סדר החשיבות הגלובאלית, ולא רק לפי סדר הדחיפות ומיידיות המטלה.
  • חוק היתרון היחסי – להאציל סמכויות – לתת לאחרים לבצע את מה שאין לכם בו יתרון יחסי.
  • חוק התגובה המיידית – לטפל בכל מסמך רק פעם אחת. לקרוא ולזרוק או לטפל בו מייד.
  • חוק התכנון – להקצות בסוף כל יום כמה דקות לניתוח האפקטיביות ולתכנון יום המחר

הנה עוד חמישה טיפים שיעזרו לכם להתמודד עם "מבזבזי זמן " בעבודכם:

  1. קבעו שעה שקטה בה תוכל לעבוד ללא הפרעות (סננו או דחו שיחות טלפון והפרעות הקוטעות את רצף עבודתך, עדכנו אחרים כי ברצונכם לעבוד בשקט בשעה זו. סגרו את הדלת. אם אין ברירה, עבדו במקום אחר.)
  2. ארגנו את מרחב העבודה שלכם – הסיבה הנפוצה ביותר לבזבוז זמן הוא משרד לא מאורגן. סידור שולחן העבודה יסדר לכם גם את הראש. הניחו רק פעילויות מיידיות על שולחן העבודה שלכם.
  3. קבעו פגישות ודיונים מראש.
  4.  הימנעו ככל הניתן מפגישות מזדמנות ובלתי מתוכננות.
  5. קבעו פגישות/שיחות לארוחת הצהריים.
  6.  למדו לומר "לא". עליכם להכיר את האנשים שרגילים להפתיע אותך בבקשות דחופות, במחוות קטנות שנגמרות ב"תיקים" גדולים ולשים להם גבול. הסברו את אילוצי הזמן שלכם בצורה אדיבה ואמפתית, היו אסרטיביים והעיברו מסר ברור והחלטי.

שלב השלב הבקרה וניתוח היום שעבר   הבקרה היא חלק בלתי נפרד מהתהליך. שלב זה מאד חשוב. אין לדלג עליו! בשלב זה תבדקו אם עמדתם בלוחות הזמנים, היעדים והמטרות שהצבתם לעצמכם. חקרו את העבר – הקדישו מעט זמן לחקירה – רשמו מה אתם עושים עם כל אחת מ – 168 השעות העומדות לרשותכם בשבוע אופייני. ודאי תמצאו כמה הרגלים המבזבזים חלק ניכר מזמנכם! תוכלו להיפטר מההרגלים הללו רק לאחר שתיהיו מודעים להם. נסו להיות כנים ויסודיים ככל האפשר.

אתם יכולים לשאול את עצמכם את השאלות הבאות:

  • האם השלמתי היום את כל הפריטים שבעדיפות גבוהה?
  •  כמה זמן בזבזתי בשיחות עם עמיתים?
  • מהו הדבר הכי פחות יצרני שעשיתי היום?
  • האם השגתי את מטרותי להיום או ליותר מכך?
  • האם אני יכול להימנע מחלק מהדברים שאותם אני מחשיבה כבזבוז זמן?
  • האם טיפלתי בכל הניירת שבה היה עלי לטפל היום?
  • מה או מי בזבז את הכמות הגדולה ביותר של הזמן שלי?

התשובות לשאלות אלה יסייעו לכם לראות מה אתם עושים היטב וגם מה תוכלו לשפר מחר ובימים הבאים.

חשוב לציין, כי רבים מהאנשים סובלים מדחיינות. דחיינות היא תכונה קבועה של עשיית דברים ברגע האחרון או אי עשייתם בכלל, זאת בניגוד לדחיה שהיא חד פעמית או קשורה למצב מסויים מבודד. הדחיינות אינה רק עיכוב גרידא אלא היא עיכוב לא רציונלי. במילים אחרות, אנשים דוחים באופן רצוני משימות שונות, אף שברור להם שהם פועלים נגד האינטרסים של עצמם. הסיבות לדחיינות יכולות רבות: קושי עם חוסר ודאות, פחד והססנות, חשש מכישלון, פחד מהצלחה, רתיעה מהמשימה, חוסר ביטחון עצמי, פרפקציוניזם, חולמנות, קושי בקבלת החלטות ועוד'. דחיינות מלווה לעיתים קרובות במתח גבוה ובתחושות לא נעימות.

שלוש שאלות לזיהוי הדחיינות :

א.      האם אתם דוחים באופן קבוע מטלות שהייתם צריכים לעשות.

ב.      האם דחיינות זו מפריעה לכם?

ג.      האם אתם חושבים שהפוטנציאל שלכם לא ממומש עקב דחיינות זו?

במידה והשבתם בחיוב על אחת משלוש השאלות הנ"ל – אני כאן בשבילכם!

 ישנו טיפול לבעיה זו. הטיפול בדחיינות מבוסס על עקרונות שיטת CBT. טיפול זה הינו טיפול קצר מועד שיאפשר לכם להבין מה מפריע לתכנון ולניהול זמנכם, ייתן לכם כלים פרקטיים לטיפול בבעיה ויסייע לכם להחליף הרגלים גרועים בחדשים וטובים. אלה שעברו את הטיפול הפכו לפרודוקטיביים יותר ומימשו את הפוטנציאל שלהם בצורה טובה יותר.

לסיכום, הפכו את ניהול הזמן לחלק משגרת יומכם והשתמשו בעקרונות המפורטים במאמר זה.  כאשר יצוץ משבר, התמודדו עמו במהירות ואז חזרו היישר אל לוח הזמנים המקורי שלכם. בדקו עוד חודש מהיום מה יישמתם?

חזרה לרשימת המאמרים

תום ברנע © Copyright
בניית אתרים: sitexpress